Het opzetten van een succesvolle selectieprocedure

Een nieuwe medewerker neem je niet zomaar aan. Je wilt zeker weten dat je de juiste persoon gevonden hebt. Aan de hand van één of meerdere gesprekken met de kandidaat en een eventuele meeloopdag of opdracht, selecteer jij de perfecte match voor je vacature. Maar hoe zorg je er nu voor dat jouw selectieprocedure altijd uitloopt op een succes, niet alleen voor jou als bedrijf, maar ook voor de kandidaat? Je wilt natuurlijk geen kandidaten verliezen omdat je jouw selectieprocedure niet op orde hebt. Daarom hebben we deze tips voor je op een rijtje gezet.

Ga ervan uit dat de perfecte kandidaat niet bestaat

Je kunt in de huidige arbeidsmarkt niet verwachten dat de deur wordt platgelopen met kandidaten die perfect in het plaatje passen. Daarom is onze belangrijkste tip bij het selecteren van kandidaten: kijk verder dan ervaring en diploma’s. Door de focussen op de competenties van een kandidaat en misschien zelf de sociale kenmerken houd jij je ogen open voor kandidaten met potentie. Is iemand leergierig en een echte doorzetter? Dan is die ervaring misschien minder belangrijk. Of heeft hij/zij geen diploma’s, maar wel heel veel praktijkervaring? Dan zegt dit misschien meer als dat ene papiertje. Oftewel, kijk verder dan je eisenlijstje en vergroot niet alleen de kansen van de kandidaat, maar ook je eigen kansen op het vinden van een geschikte match.  

Doe een telefonische screening

Bij Werken in de Kempen geven we werkgevers één advies altijd mee: doe altijd een telefonische screening vóór het sollicitatiegesprek. In dit korte telefoongesprek krijg je al snel veel informatie over de kandidaat. Zo kun je alvast een paar vragen stellen over het cv, de kandidaat zelf en waarom hij/zij gesolliciteerd heeft. Een telefonische screening geeft je veel inzicht in de kandidaat als persoon. Klinkt iemand enthousiast, zenuwachtig of moet je de antwoorden er echt uittrekken? Bij sommige functies is het goed om van tevoren te weten hoe iemand overkomt via de telefoon. Daarnaast kun je een weloverwogen keuze maken: wil je de kandidaat uitnodigen voor een gesprek of is het toch geen match?

De ideale doorlooptijd van een selectieprocedure

Je wil natuurlijk zoveel mogelijk informatie verzamelen over een kandidaat. Maar toch moet je opletten als het gaat om de doorlooptijd van je selectieprocedure. Een intensieve selectieprocedure kan voor veel kandidaten namelijk een flinke afknapper zijn. En ook hier geldt, een goede voorbereiding is het halve werk. Volg daarom deze tips:  

• Hoe lang laat je een kandidaat wachten op een reactie?
  Een nieuwe sollicitatie van een kandidaat ontvang je vaak per mail. Onze tip: stuur altijd direct een reactie. Dit kan al heel gemakkelijk, bijvoorbeeld met: “Bedankt voor je sollicitatie! We nemen binnen drie werkdagen contact met je op.” Je geeft hiermee een ontvangstbevestiging en zorgt er meteen voor dat de sollicitant op de hoogte is van jullie reactietijd. Dit noemen we ook wel verwachtingsmanagement. Zorg er hierna wel altijd voor dat je de kandidaat nog wat laat weten. De kandidaat heeft tijd genomen om te solliciteren, het minste wat jij als werkgever kunt doen is de tijd nemen om even te reageren, ook als de kandidaat niet interessant is.
   
• Wie gaat de kandidaat beoordelen?
  Het is belangrijk om vooraf te weten wie er betrokken is bij de selectieprocedure. Denk aan de manager, directe collega’s, misschien zelfs de directeur, maar ook aan de verwachtingen van een kandidaat. Een eerste sollicitatiegesprek met zes personen is misschien een beetje overdreven. Een goede verdeling is hierbij belangrijk: wie maakt de en wie is de uiteindelijke beslisser?
   
• Hoeveel gesprekken wil je voeren?
  In sommige gevallen is één gesprek misschien al voldoende. Maar soms is het kiezen van een geschikte kandidaat wat lastiger. Zelf adviseren we om maximaal drie sollicitatiegesprekken te voeren. Dit is inclusief een eventuele meeloopdag en het arbeidsvoorwaardelijk gesprek. Heb je hierna toch nog meer informatie nodig? Dan kun je de kandidaat vast nog even bellen.
   
• Wil je de kandidaat een opdracht meegeven of een dag laten meelopen?
  Soms wil je even testen hoe de kandidaat te werk gaat in de praktijk. Dit kan door middel van een portfolio, opdracht of een meeloopdag. Geef duidelijk aan wat je van de kandidaat verwacht en stel jezelf beschikbaar voor eventuele vragen van de kandidaat. Vervolgens evalueer je samen met de kandidaat het werk. Je kunt dan ook meteen vragen wat de kandidaat er zelf van vond.

Krijg je een goede sollicitatie binnen? Maak er topprioriteit van!

De belangrijkste tip die we je kunnen meegeven over de doorlooptijd van je selectieprocedure: blijf kort op de bal. Los van het feit dat goede kandidaten zo weg zijn in de huidige arbeidsmarkt, wil niemand het gevoel hebben dat ze aan het lijntje gehouden worden. Dus, krijg je een goede sollicitatie binnen? Maak er topprioriteit van en onderneem direct actie.

Verwachtingsmanagement

Verwachtingsmanagement is erg belangrijk bij een sollicitatieprocedure. Houd de kandidaat op de hoogte en voorkom hiermee dat de kandidaat afhaakt vlak voordat je actie gaat ondernemen. Ben duidelijk over je reactiesnelheid, het aantal sollicitatiegesprekken en de verdere ontwikkelingen in de selectieprocedure. Heb je nog meer gesprekken gepland staan? Laat dit dan weten. Open en eerlijke communicatie tijdens de selectieprocedure wekt vertrouwen bij de kandidaat. Wat hierbij wel belangrijk is: kom je afspraken altijd na. Zo houd je de kandidaat geboeid en tevreden gedurende de selectieprocedure.